PDF/A förklarat: arkiv-PDF är ett annat format än du tror

PDF/A är en begränsad delmängd av PDF, byggd för långsiktigt bevarande: allt som behövs för att måla upp sidan finns inuti filen. En vanlig PDF som går att öppna i dag kan ändå fallera i en arkivkontroll i morgon, om den är beroende av systemteckensnitt, externa resurser eller interaktiva funktioner som en framtida läsare inte har.

Vad ”arkiv” faktiskt begränsar

PDF/A kräver att teckensnitt bäddas in och tillåter inte externa beroenden eller visst dynamiskt innehåll (skript, en del multimedia, levande formulärbeteenden som behöver data utifrån). Poängen är att filen ska gå att återskapa: öppna den om tio eller trettio år och få samma glyfer och samma layout, utan att hoppas att teckensnittsmappen på ursprungsmaskinen finns kvar.

Det är en annan uppgift än att filen ”ser bra ut i Förhandsvisning”. PDF:er för vardagsbruk är optimerade för enkel redigering och små nedladdningar. PDF/A är optimerad för att stå på egna ben.

Kravnivåerna är inte marknadsföringsnivåer

ISO PDF/A finns i generationer (1, 2, 3) och med olika konformitetsklasser. ”b”-varianterna (till exempel PDF/A-2b och PDF/A-3b) handlar om visuell trohet; striktare klasser ställer dessutom krav på struktur och taggat innehåll. Domstolar, myndighetsportaler och arkivsystem brukar ange en exakt nivå. Gissar du fel blir filen avvisad även om den ”ser arkivmässig ut”.

På PDF123 har PDF till PDF/A en väljare outputFormat som omfattar pdfa, pdfa-1, pdfa-2, pdfa-2b, pdfa-3, pdfa-3b och pdfx. Välj det som det mottagande systemet anger. Konverteringen kör Ghostscript mot PDF/A (PDFA-nivå 1 när formatnamnet innehåller 1, annars nivå 2). Betrakta menyvalen som indata till den vägen, inte som en garanti för varje ISO-klass eller för en tryckprofil för en RIP.

PDF/A mot PDF/X

PDF/A är inriktad på långsiktig läsning och arkivering. PDF/X är inriktad på tryckproduktion: färgrymder, utfall och prepress-krav så att en tryck-RIP får ett förutsägbart jobb. De är besläktade ISO-delmängder av PDF med olika slags fel. Det här verktyget konverterar till arkivvägen (PDF/A); när ett tryckeri ber om PDF/X behöver du ett prepress-flöde som verkligen producerar PDF/X, inte enbart en arkivkonvertering.

Vad konverteringen inte åtgärdar

Att konvertera till PDF/A trollar inte fram teckensnitt som du aldrig bäddade in, reparerar inte en trasig korsreferenstabell och förvandlar inte en skanning till ett taggat och tillgängligt dokument. Den skriver om filen mot en konformitetsprofil. Om källan redan bryter mot hårda regler (teckensnitt som inte går att bädda in, förbjudet innehåll) kan konverteringen misslyckas eller ta bort funktioner som du fortfarande behöver för vardagsredigering.

Använd PDF till PDF/A när en checklista anger en nivå. För automatisering mot samma slutpunkt (POST /api/v1/convert/pdf/pdfa), se Utvecklare.